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>>La Méthodologie GEDIA Audit apporte une nouvelle dimension dans le pilotage de la performance des entreprises

1. Problématique de justification de la valeur des stocks, de la marge et du résultat

Dans les systèmes de gestion ERP ou non-ERP [1], le contrôle et la fiabilité de la valorisation des stocks, de la marge et du résultat constituent le point le plus critique dans la maîtrise des risques liés aux activités opérationnelles, au contrôle et au suivi de la profitabilité ou à la communication des résultats financiers.

Vu la complexité de la gestion des flux encadrant toutes ces opérations, de multiples dysfonctionnements apparaissent, des écarts de valeurs sont régulièrement détectés mais demeurent inexpliqués du fait de la difficulté endémique de justifier la valeur des stocks et des marges fournis par les systèmes de gestion ERP et non-ERP. En outre, contrairement aux idées reçues, ni la comptabilité analytique, ni l’écart de convergence comptable ne peuvent constituer des méthodes de contrôle et de justification des écarts.

1.1. À propos des dysfonctionnements dans la gestion des flux entrée et sortie

Tout au long de l’exercice, les entreprises connaissent généralement d’énormes difficultés pour déterminer des marges exactes car la valorisation des stocks et le calcul des coûts de production sont approximatifs, voire très souvent complètement faux.

Le problème se situe dans la grande sensibilité à l’erreur des systèmes de valorisation générant des dérives imprévisibles et insoupçonnées. Les sources de dysfonctionnements sont multiples et peuvent se combiner entre-elles. On peut les classer en 3 grandes catégories.
- Facteurs humains : erreurs de saisie (coût d’entrée, quantités ou conditionnement, code article, …), non–respect des procédures, de la chronologie des événements, stocks informatiques temporairement négatifs.
- Divergence des flux physiques et comptables : prix d’entrée imparfaitement connu à la réception, écart entre le prix commande et le prix facturé, flux financiers non imputés ou mal imputés au stock.
- Méthode de gestion : utilisation d’une méthode de gestion ne reflétant pas la réalité des coûts comme par exemple la méthode des coûts standards, du dernier prix d’achat (DPA), difficulté de la maîtrise des écarts, de leur impact et de la détermination des coûts réels.

Résultat : les systèmes de gestion génèrent en permanence des plus ou moins values de marge artificielles en gestion, créent ou détruisent de la valeur d’actif au bilan c’est-à-dire des valeurs non justifiées par une entrée ou une sortie du patrimoine avec comme conséquence une distorsion entre réalité économique de l’entreprise et son image financière, perte de performance inexpliquée, fragilisation des prévisions, etc.

1.2. À propos de la difficulté endémique de justifier de la valeur des stocks et donc du résultat comptable fournis par les systèmes de gestion (ERP ou non-ERP)

Comme l’impose le plan comptable français et les normes IAS2, évaluer le degré de justesse de la valeur d’un stock et par voie de conséquence celui des marges et du résultat nécessite l’application de règles très strictes, c’est-à-dire avoir la capacité de déterminer la "valeur de référence comptable du stock" de chaque article, mouvement par mouvement, depuis le stock initial jusqu’à une date d’arrêté et de dégager les écarts par rapport à ces valeurs.

Dans la réalité, on constate que cette tâche s’avère irréalisable car les systèmes de gestion n’ont pas été conçus dans cette logique, voire même que les fonctionnalités de contrôle n’existent tout simplement pas !

En conséquence, l’utilisateur se trouve face à un système de gestion opaque qui délivre des valeurs de stock et donc de marge hermétiques à toute forme de contrôle.
- la valeur des stocks ou des coûts de production article par article est-t-elle exacte ?
- comment peut-on vérifier la justesse de la valeur des stocks ou des coûts de production ?
- les prix de revient et donc les marges article par article sont-elles le reflet de la réalité ?
- le résultat brut d’exploitation est-il bien le reflet de la réalité ?

La réponse à ces questions fondamentales de l’audit interne devient dès lors impossible !

La méthodologie d’audit de GEDIA Audit ne s’appuie sur aucun des moyens d’analyse des données du S.I. communément rencontrés sur le marché des outils de la Business Intelligence (B.I.)

2. Pourquoi la méthodologie GEDIA Audit apporte une nouvelle dimension dans le pilotage de la performance des entreprises ?

Afin de disposer d’une base centralisée dépositaire de « la vérité », TCI a élaboré sa démarche par la construction d’un entrepôt hébergeant toutes les données de référence en provenance de tous les flux rattachés aux processus opérationnels ACHAT - PRODUCTION - VENTE - STOCK & MARGE des systèmes de gestion ERP ou non-ERP [1].

2.1. Un nouveau référentiel, une nouvelle visibilité des données autour de 4 applications analytiques

Au sein de ce référentiel, le "moteur" GEDIA génère tous les axes d’analyse permettant de créer les conditions d’un contrôle interne efficace et performant autour de 4 applications analytiques croisées :

  1. Audit de la valeur des stocks, avec surveillance au jour le jour et audit périodique,
  2. Audit des coûts de production, pour les produits semi-finis et produits finis avec reconstitution des opérations de fabrication (O.F.) et des nomenclatures,
  3. Audit des marges, marges commerciales et marges statistiques,
  4. Surveillance des flux, pour la détection d’une non-conformité des données du S.I. ou pour la détection des dysfonctionnements par nature (erreurs de prix, de chronologie, absence de facture, etc.) via la mise en œuvre de plusieurs centaines de requêtes standards ou de critères de segmentation personnalisables.

2.2. Une Reverse Engineering inédite et un calcul de la Valeur de Référence Comptable du Stock selon des procédés brevetés

- Pour vaincre les leviers de résistance face aux difficultés de justifier les valeurs de stock et donc les marges, TCI a mis au point des approches de Reverse Engineering inédites dans le but de reconstruire les processus métier ainsi que les spécifications techniques et fonctionnelles des S.I. nécessaire au travail d’audit de GEDIA.

- Selon des procédés brevetés, le noyau de GEDIA Audit détermine une nouvelle valeur : la Valeur de Référence Comptable du Stock GEDIA (VRCSg) conformément aux exigences des normes IAS2 révisées (normes IAS/IFRS) et du Plan Comptable Général dans le cadre de la mise en application de la méthode d’évaluation des stocks au Coût Moyen d’Achat Pondéré (CMP) [2].

- Toutefois, le procédé de calcul de la méthode d’évaluation des stocks au CMP a été considérablement revu, corrigé et amélioré afin de délivrer une valeur de stock - le long de l’axe d’imputation temporel - insensible à toutes les erreurs événementielles pouvant perturber le calcul de la valeur du stock fournie par le système d’information de l’entreprise (méthodologie brevetée)

2.3. Mise en œuvre d’une nouvelle approche méthodologique dans les applications analytiques

1. À partir de la Valeur de Référence Comptable du Stock GEDIA (VRCSg) et d’une multitude d’analyses intégrées (surveillance au jour le jour ou analyse périodique), le logiciel analyse l’ensemble des flux du S.I. et reconstitue au jour le jour les valeurs réelles des stocks et des marges (il reconstitue aussi les nomenclatures des O.F. : produits semi-finis et produits finis),

2. Le calcul de la VRCSg est complètement justifié car le logiciel dégage des écarts d’audit par rapport aux données fournies en rendant directement apparents, lisibles et explicables tous les dysfonctionnements survenus par mouvement pour la totalité des articles du S.I.,

3. La visibilité des opérations est assurée par la mise en œuvre d’une technique d’investigation efficace permettant la détection immédiate des écarts injustifiés, d’expliquer leur origine et de permettre leur correction dans le S.I. de l’entreprise,

4. Par ailleurs, grâce à plusieurs centaines de requêtes standards ou à la demande, tous les flux opérationnels d’entrée/sortie sont sécurisés par la détection et la justification d’une non-conformité des données.

5. En conclusion, les professionnels de l’audit et les contrôleurs de gestion trouvent enfin une solution qui leur permet :

- De disposer d’un véritable outil permettant d’évaluer l’écart entre la valeur des stocks article par article fournie par le système d’information et celle que l’on aurait obtenue si on avait appliqué strictement le principe de rattachement de la charge au produit sur la base de la VRCSg

- D’expliquer instantanément la nature, l’origine et la date d’apparition d’un dysfonctionnement et son impact sur les marges et/ou les coûts de production, grâce à la détection méthodique des valeurs de stock suspectes

Au final, nous avons la certitude que la méthodologie GEDIA Audit n’a pas d’équivalent sur le marché mondial des solutions de gestion, des acteurs de filiales de groupes européens et américains de 1er plan l’ont confirmé

3. Schéma illustrant l’omniprésence du CMP ou de la Valeur de Référence Comptable du Stock GEDIA (VRCSg) dans l’ensemble des flux physiques et comptables de la Gestion Commerciale et de la Gestion de Production puis de la Comptabilité

3.1. Schéma

3.2. Description de l’omniprésence du CMP dans l’ensemble des flux (physiques et comptables) et de son "effet domino" dès l’apparition d’un dysfonctionnement

1. En Gestion Commerciale et Gestion de Production :
- au niveau des Flux Achats, le CMP est calculé dans un 1er temps au moment de la réception de l’achat sur la base du prix commande, puis recalculé dans un 2ème temps lors de la réception de la facture achat sur la base du prix facture.
- au niveau des Flux de Production, le CMP du produit fabriqué est calculé sur la base des coûts de sortie de stock des matières incorporées ou du CMP des produits semi-finis incorporés
- au niveau des Flux Ventes de marchandises pour le négoce, de produits finis pour la production, le calcul des marges s’effectue sur la base du coût des sorties de stock valorisé au CMP.

2. En Comptabilité, l’inventaire du stock relevé est valorisé sur la base du CMP. Dans le compte d’exploitation, la valeur du nouveau stock (Stock Final) sert à déterminer la variation de stock et rentre donc dans le Résultat puis dans le Bilan.

3. "Effet Domino" [3] En conclusion, ce schéma montre que dès lors qu’un coût unitaire du stock d’un article est faux, la justesse de la valeur de toutes les opérations faisant intervenir cet article sera faussé :
- s’il s’agit d’un article matières premières, le calcul du coût de production de l’article fabriqué sera faussé d’autant et par voie de conséquence les marges sur vente seront également faussées
- s’il s’agit d’un article marchandises, les marges sur vente seront faussées
- et dans tous les cas, le compte de résultat en comptabilité sera faussé parce que la valeur du stock est fausse

4. Quels sont les atouts de GEDIA Audit pour les entreprises ?

4.1. Dans un même outil, selon une démarche et une approche méthodologique unique, GEDIA Audit apporte visibilité, fiabilité et sécurité des données

GEDIA Audit détecte et quantifie les écarts entre une valeur fournie (stock, coût de production ou marge) par rapport à la valeur de référence comptable du stock GEDIA (VRCSg) : procédé breveté GEDIA.

GEDIA Audit rend ainsi apparents, lisibles et explicables tous les dysfonctionnements survenus mouvement par mouvement pour la totalité des articles du Système d’Information.

4.2. GEDIA Audit se situe en amont des solutions de Business Intelligence

L’enjeu pour GEDIA Audit consiste à traiter la qualité des données en amont des solutions de B.I. du marché permettant ainsi la restitution de données de référence destinées à fiabiliser les travaux de reporting et les différents tableaux de bord de l’entreprise : finances, gestion, ...

4.3. GEDIA Audit constitue une solution transverse pour l’entreprise

Les départements impactés par GEDIA Audit sont les Achats et la Logistique, la Production, le Commercial, les Finances et la Direction générale.

4.4. GEDIA Audit procure un avantage concurrentiel

Grâce à la mise au point d’indicateurs de performance cohérents et précis, GEDIA Audit favorise le pilotage des entreprises fondé sur des données fiables et actualisées débouchant sur un management plus efficace et plus réactif.

4.5. GEDIA Audit participe à l’élaboration des processus de gouvernance, de gestion des risques et de conformité

GEDIA Audit apporte des réponses aux nouvelles normes IAS2 révisées (normes IAS/IFRS), à Loi Sarbannes-Oxley (SOX), à la Loi sur la Sécurité Financière (LSF) et au Plan Comptable Général.

4.6. GEDIA Audit génère des gains de productivité, un retour sur investissement rapide et significatif

Gain de temps et d’efficacité considérables sur les opérations de contrôle en passant de la méthode par sondage à celle de l’analyse systématique de tout le Système d’Information.

5. Quels sont les atouts de GEDIA Audit pour les professionnels IT ? (éditeurs ou intégrateurs de solutions ERP ou non-ERP, consultants, sociétés de conseil et d’ingénierie, prestataires en B.I. …)

1. Solution sans concurrence, originalité, innovation face à un marché potentiel très vaste (entreprises de distribution et industries manufacturières),

2. Solution permettant de se différencier par rapport aux concurrents, possibilité de se procurer un avantage concurrentiel,

3. GEDIA Audit n’est pas un concurrent des outils de B.I., bien au contraire cet outil se positionne comme une solution spécialisée et complémentaire.

[1] ERP : Entreprise Ressources Planning appelé aussi PGI : Progiciel de Gestion Intégré (progiciel de gestion commerciale et de gestion de production)
Les processus opérationnels couvrent les circuits de traitement ACHAT - PRODUCTION - VENTE - STOCK & MARGE

[2] Coût Moyen d’Achat Pondéré : noté CMP, mais aussi PMP, PMAP, PUMP, CMUP, CUMP, etc.

[3] Illustration par un seul exemple : des prix d’achat non conformes dans les tarifs fournisseurs peuvent avoir des conséquences imprévisibles et non mesurables … jusqu’au bilan.
Les conséquences ? C’est la production en cascade de données stratégiques erronées comme :
- les coûts d’achat dès la réception des marchandises (pour le négoce) ou des matières de base (pour la production),
- les coûts de production (arborescence des nomenclatures produits semi-finis puis des produits finis),
- les marges sur vente c’est-à-dire dans ce cas, génération de plus ou moins values de marge artificielles en gestion,
- l’inventaire du stock,
- les variations de stock,
- le résultat,
- et en définitive ... le bilan avec création ou destruction de valeur d’actif au bilan c’est-à-dire des valeurs non justifiées par une entrée ou une sortie du patrimoine.
Dans tous les cas, ces impacts sont quasiment impossibles à déceler.


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